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如何高效完成PPT格式的商业报告  

2011-11-09 17:35:19|  分类: 阅读·好文 |  标签: |举报 |字号 订阅

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许多职场人士在工作中需要写PPT格式的商业报告,如何快速有效的制作报告就成为一个实际的难题,虽然“好”是许多人希望达到的目标,但是仔细想来,其实“快”可能是最重要的目标,因为工作大都比较繁忙,思考报告的同时也常常被电话,会议等各种事情打断。但是,快并不容易,许多人都有一个类似的经历,往往很想好好写一份重要的报告,最后却不知不觉拖延下来,甚至错过deadline,这也是符合拖延症的心理规律的。(参考拖延心理学读书笔记) 所以,如何快速有效的写作报告,成为许多商业人士的愿望,我根据自己的实践,总结了一个一天半制作报告的办法,写出来和大家探讨。

 我在如何在工作中提高自己的实际能力中,提到了逻辑力,善于运用逻辑力,是快速解决问题的关键。只有真正掌握了假设思考的人,才能算是有逻辑力的商业人士。下面说的这种方法,也是基于假设思考的。 目标:一天半写完一份20-30页左右的PPT报告,类型不限。 条件:

 1. 了解报告的目标,应该已经很清楚报告目标,而不是一个漫无目标的“创新”,“增长”之类的。

 2. 已经做过初步的信息收集(可能是几个小时的网络信息搜索,也可能是一些客户访谈,调研问卷结果,或者自己有一些相关的经验等等)。

3. 自己有一些PPT制作经验,了解报告的结构,善用PPT模板,有一些自己总结分析的常用PPT最好。

4. 具有一天半完整的时间,不被其他工作打扰,非常繁忙的人,可以把头天晚上设定为那个半天。

流程: 头半天: 1. 思考如何解决问题,时间:2-4小时。成果:形成一份解决问题的框架。

方法:可以是自己思考,也可以是头脑风暴。要解决的问题是什么?设定目标。从目标出发,想出可能的原因-假设原因-考虑如何分析,收集信息-分析-相处广泛的对策-选择最合适的方案-制定执行计划。

 难点:假设思考本身是一个难点,根据我实际的观察,了解过这种方法的人,能实际运用的只有5%-10%,心理障碍也是一个问题。 2. 画出故事线,时间:1小时。成果:形成一份空白的PPT。 方法:根据框架,考虑每一页PPT用什么标题,大致要写点什么,快速的把每一页的PPT设计出来,50%可能只有一个标题,自己浏览一遍,觉得故事线没有问题就ok。 难点:设计空白PPT需要想象力,思维紧张的时候需要放松下来,想象自己正在讲解这份文档,思路很快就能打开。 第二天: 3. 根据故事线PPT开始攒PPT,时间:8-12小时,成果:完成PPT报告。 好的方法就是设定好时间。比较复杂,文字较多的PPT熟手大概需要30分钟,所以可以设定30分钟一页,30分钟内想好如何设计表现方式,快速的填上收集的信息。 难点:关键是恪守时间,不要禁不住诱惑去调整PPT中的细节,那些都是time killer,关键是完成报告。 看起来有些简单,但实际上这种方法非常切实可行,实践这种方法的时候,心中一定要坚信自己能做到,认真练习几次后,就能体会到快速制作报告带来的效果。

 

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